Projektijohtaja sitouttaa osapuolet projektiin 

Projektijohtajan tärkeimpiä tehtäviä on sitouttaa eri osapuolet projektin toteutuksen eduksi ja rakentaa luotettavasti aikataulussa toimiva, läpi projektin koossa pysyvä tiimi kaikkien projektisidosryhmien ympärille. Tämä edellyttää projektinjohdolta kykyä soveltaa projektinhallinnan tietoja, taitoja ja menetelmiä käytännössä halutun tavoitteen saavuttamiseksi.

Projektijohtajalta vaaditaan osaamista sekä projektinhallinnasta, johtamisesta sekä asiakaslähtöisyydestä. Mitä suurempi projekti on kyseessä, sen enemmän näiden kaikkien kolmen asian osaaminen korostuu. 

Tiimin, sidosryhmien ja asiakkaan tarpeiden ymmärtäminen

Projektin johtaminen keskittyy projektitiimin sekä projektin läheisten roolien johtamiseen. Hyvä johtaminen alkaa jo ennen projektin käynnistymistä projektitiimin valinnalla ja jatkuu sen päättymisen jälkeen varmistamalla, että projektitiimin jäsenet saavat uusia haasteita seuraavissa projekteissa ja heidän osaamisensa on karttunut. Kolmas näkökulma on asiakaslähtöisyys. Projektin tilaajat tai omistajat haluavat viime kädessä hyötyjä projektin lopputuloksena. Näiden hyötyjen ja tavoitteiden ymmärtäminen ja niiden toteuttaminen on asiakaslähtöisyyttä. Asiakkaan tarpeet ja toiveet saattavat muuttua projektin aikana ja ymmärtämällä tämän, projektijohtaja pystyy luovimaan projektinaikaisten päätösten kanssa oikeaan suuntaan. Näin hän takaa projektin omistajille, sidosryhmille ja asiakkaille mahdollisuuden projektin kautta suunniteltujen hyötyjen saavuttamiseen eikä vain projektin sisäisten tavoitteiden saavuttamisen. 

Projektin onnistunut vetäminen vaatii kasvua projektipäälliköstä projektijohtajaksi. Projektipäällikön keskeisenä ajatteluna ja kohderyhmänä on erityisesti projektitiimi. Projektipäällikön tulee ymmärtää projektin menetelmät ja miten eri tavoilla projekti voi saavuttaa lopputuloksen. Projektin suunnitteleminen, työpakettien määrittely ja aikatauluttaminen sekä etenemisen seuraaminen ovat olennainen osa osaamista ja kokemusta. Projektijohtajan tulee kasvaa projektitiimin johtamisesta koko projektin sidosryhmän johtamiseen. Hänen tulee pystyä keskustelemaan ohjausryhmän ja asiakkaiden kanssa heidän tavoillaan ja kielellään, sekä ymmärtää laajemmat tavoitteet ja miten kukin projekti liittyy yrityksen tai ohjelman tavoitteisiin ja prioriteetteihin. Näin hän pystyy myös edistämään oman projektinsa menestysmahdollisuuksia ja projektitiimin osaamisen kasvamista. 

Toimivat työkalut ja menetelmät projektisuunnittelun onnistumisen perustana

Suomessa monet kehitystoimet menevät eteenpäin projektien välityksellä. Projektien onnistumiseen vaikuttavat eri osapuolten intressien yhteensovittaminen, laajuuden määrittäminen, resurssien hallinta, aikatauluhallinta, hankintaosaaminen, viestintä sekä kyky ylläpitää epävarmuudessa ja muuttuvassa toimintaympäristössä tavoitteenmukaista toimintaa. Projektinjohtamisessa on tärkeää tuoda esiin, miksi tehdään sitä, mitä tehdään.

Parempi näkyvyys projektiorganisaatioon ja organisaation alihankkijoihin parantaa projektitavoitteiden suuntaista toimintaa. Tämä on mahdollista saavuttaa tarkoituksenmukaisilla projektityökaluilla ja projektinhallintamenetelmillä. Onnistunut johtajuuden ilmiön rakentaminen näkyy hyvänä yhteishenkenä ja projektiorganisaatiokulttuurin toimivuutena. Kun tämä yhdistyy teknologiaan ja projektimenetelmiin, projektilla on edellytykset onnistua suunnitellun mukaisesti. 

Onnistunut projektinjohtaminen on kilpailuetu 

Projektitoiminnan lisääntyessä organisaation on pohdittava, miten se järjestää kaiken projektitoimintansa. Hyvin hoidettuna organisaatiotason projektien johtaminen voi toimia kilpailuetuna liiketoiminta-alan muihin toimijoihin nähden. Tämä tarkoittaa sellaisia yksittäisen projektinhallinnan yläpuolella olevia mekanismeja, joiden avulla organisaatio nostaa projektitoimintansa kypsyysastetta ja saa aikaan haluttua tulosta. Keskeistä on pohtia, miten projektit kytketään organisaation palveluihin ja tuotehallintaan. 

Ketterät menetelmät projektinhallinnassa

Ketterät toimintamallit, kuten Agile ja Scrum, eivät korvaa perinteistä projektinjohtamista. Toimintamalleilla on oma paikkansa ja aikansa riippuen projektin luonteesta sekä yrityksen tavasta toimia. Projektinjohdon pätevyys nouseekin merkitykselliseksi valittaessa eri projektityypeille sopivaa projektinhallintatapaa. 

Projektinjohtajuus on ihmisten johtamista 

Projektityön lisääntyessä ihmisten perinteiset toimenkuvat muuttuvat ja projektityöstä tulee pysyvä osa työnkuvaa. Projektinjohtajuuden painopiste siirtyy pelkästä projektivastuusta myös henkilöstövastuuseen. Hyvän projektinjohtajan on ymmärrettävä oma johtamisprofiilinsa, edistettävä luottamuksen ilmapiirin kehittymistä sekä projektiryhmässä ja ohjausryhmässä että muissa sidosryhmissä ja tutustuttava erilaisten ihmisten erilaisiin motivaatiotekijöihin, joiden avulla saa ihmiset antamaan parhaansa. 

Johtajuus projekteissa kehittää moniulotteista kokonaisuuksien hallintaa ja samanaikaista, eri sidosryhmissä toimivien ihmisten johtamista. Kaikki lähtee omasta itsetuntemuksesta, erilaisuuden ymmärtämisestä, tilannetajusta ja vuorovaikutuskyvystä. 

Projektinhallintaan ja johtamiseen liittyviä määritelmiä:

• Projekti: Ainutkertainen, ajallisesti, kustannuksiltaan ja laajuudeltaan rajattu kokonaisuus, joka tähtää ennalta määritettyyn päämäärään monimutkaisten ja toisiinsa liittyvien tehtävien avulla. Projektilla on selkeä alku ja loppu, ja se keskittyy määritellyn lopputuloksen saavuttamiseen suunnitelmallisesti ja tehokkaasti. Projektit ovat tyypillisesti alimmalla organisatorisella tasolla projekteista, ohjelmista ja projektisalkuista koostuvissa järjestelmissä.
• Projektinhallinta: Resurssien organisointia ja hallintaa siten, että projekti voidaan saattaa päätökseen suunnitellun sisällön, laadun, aikataulun ja budjetin mukaisesti. Projektinhallinnan tavoitteena on varmistaa, että projektin tavoitteet täyttyvät asianmukaisesti ja että projektin toteutusta seurataan ja ohjataan tehokkaasti.
• Projektisalkku: Kokoelma projekteja, ohjelmia, osasalkkuja ja toimintoja, joita johdetaan ryhmänä strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Projektisalkun avulla pyritään ylläpitämään ja kehittämään projektitoiminnan ja strategisten tavoitteiden välistä linjausta. Projektisalkkua pidetään tyypillisesti korkeimmalla organisatorisella tasolla projekteista, ohjelmista ja projektisalkusta koostuvissa järjestelmissä.
• Projektisalkun hallinta ja johtaminen (salkkujohtaminen): Projektisalkun hallintaa ja johtamista salkulle asetettujen strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Keskeisenä tavoitteena on ohjata projekteissa ja ohjelmissa tehtävää työtä tukemaan organisaation strategisia tavoitteita, optimoida resurssien käyttöä ja pienentää riskejä. Projektien sijoittaminen salkkuun auttaa johtamaan kokonaisuutta ja varmistamaan yhteisten linjausten toteutumista.