TIETOSUOJAPOLITIIKKA

(Tietosuojapolitiikka päivitetty 27.3.2019

 

In English

 

Tehtävä

Aalto University Executive Education Oy, Suomessa perustettu ja rekisteröity osakeyhtiö, y-tunnus 0590964-3 (”Aalto EE Suomi”) ja sen tytäryhtiöt FINVA Finanssikoulutus Oy (”FINVA”), Suomessa perustettu ja rekisteröity osakeyhtiö, y-tunnus 0291379-4 ja Aalto Executive Education Academy Pte Ltd, Singaporessa perustettu ja rekisteröity osakeyhtiö, UEN: 200000295R (”Aalto EE Singapore”) (Aalto EE Suomi, FINVA ja Aalto EE Singapore yhdessä ”Aalto EE” tai ”Me”) sitoutuvat ylläpitämään tietosuojaa ja noudattamaan soveltuvia tietosuoja- ja yksityisyyslakeja sekä säännöksiä. Lisäksi Aalto EE on sitoutunut noudattamaan Aalto-yliopiston tietosuojapolitiikkaa, kun Aalto EE käsittelee henkilötietoja Aalto-yliopiston puolesta.

 

Tämän tietosuojapolitiikan (“Tietosuojapolitiikka”) tarkoituksena on kuvata niitä periaatteita ja käytäntöjä, joita Aalto EE noudattaa henkilötietojen suojan varmistamiseksi. Lisäksi, tässä Tietosuojapolitiikassa kuvataan, mitä henkilötietoja kerätään sekä miten Aalto EE kerää, tallentaa, käyttää ja jakaa henkilötietoja ja kuinka Aalto EE varmistaa lainmukaisen henkilötietojen prosessoinnin. Riittävä henkilötietojen suoja on keskeistä Aalto EE:n toiminnassa ja tarjoamissa palveluissa.

 

Tätä Tietosuojapolitiikkaa sovelletaan Aalto EE:n työntekijöiden lisäksi Aalto EE:n asiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin. Tietosuojapolitiikkaa sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn riippumatta siitä, onko käsittely automaattista, kirjallista tai muussa muodossa tapahtuvaa.

 

Tässä Tietosuojapolitiikassa termi ”Henkilötieto” tarkoittaa mitä tahansa tietoa tunnistettuun tai tunnistettavaan henkilöön (”Rekisteröity”); tunnistettavana henkilönä pidetään henkilöä, joka voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa henkilöön liittyvällä tunnisteella kuten nimellä, tunnusnumerolla, sijaintitiedolla, verkkotunnisteella tai yhdellä taikka useammalla täsmällisellä fyysisellä, fysiologisella, geneettisellä, mentaalisella, taloudellisella, kulttuurisella tai sosiaalisella tunnistella.

 

Termillä ”käsittely” tarkoitetaan sovellettavan lainsäädännön mukaista määritelmää.

 

Tietosuojapolitiikka julkaistaan ja tiedotetaan sisäisesti kaikille työntekijöille sekä muille osapuolille pyynnöstä.

 

MITÄ HENKILÖTIETOJA KERÄTÄÄN

Aalto EE kerää työntekijöiden, asiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden, ohjaajien (luennoitsijoiden, kouluttajien, opetushenkilökunnan), partnereiden ja muiden sidosryhmien Henkilötietoja.

 

Aalto EE kerää muun muassa seuraavia Henkilötietoja:

  • Nimi ja titteli
  • Yhteystiedot (puhelinnumero ja sähköpostiosoite)
  • Sukupuoli
  • Yhtiön nimi, yhteystiedot ja liiketoiminta-alue
  • Tiedot liittyen Aalto EE:n ja Rekisteröidyn kohteen väliseen oikeustoimeen, mukaan lukien tiedot liittyen Aalto EE:n palveluiden tilaukseen ja ostoon
  • Palautteeseen sisältyvät tiedot
  • Internetkäyttäytymiseen liittyvä tieto
  • Tekninen data ja evästeet, jotka rekisteröity on lähettänyt selaimelle ja tähän liittyvä muu tieto

Asiakkaista Aalto EE voi myös kerätä:

  • Syntymäaika, kansallisuus/kansalaisuudet
  • Henkilötunnus
  • Henkilötunniste, esimerkiksi passin numero; paikallisen viranomaisen edellyttämänä (koskee Aalto EE Singaporen asiakkaita)

Työntekijöistä Aalto EE voi myös kerätä:

  • Syntymäaika, henkilötunnus, kansallisuus/kansallisuudet

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietojen käsittely perustuu joko Rekisteröidyn asiakassuhteeseen, suostumukseen, lainsäädäntöön tai Aalto EE:n toimintaan. Me voimme käsitellä sinun Henkilötietojasi, inter alia, seuraaviin tarkoituksiin:

  1. tarjotaksemme pyynnöstäsi sinulle palveluita ja kommunikoidaksemme sinun kanssa, esimerkiksi tarjotaksemme sinulle tietoa palveluistamme;
  2. parantaaksemme ja kehittääksemme palveluitamme ja toimintaamme;
  3. muokataksemme palveluitamme sinulle sopiviksi;
  4. markkinointia varten tai tiedottaaksemme sinua meidän uusista palveluistamme tai tuotteistamme taikka tarjoamistamme promootioista;
  5. tietojen kerääminen tilastointia varten;
  6. työsuhteiden hallinnointia varten työsuhteen loppumisen jälkeen tai sen aikana; tai
  7. pakollisen lainsäädännön velvoittamana, liittyen lain täytäntöönpanoon tai muuhun oikeudelliseen prosessiin taikka lainmukaisten oikeuksiemme puolustamiseen.

Lisäksi, syntymäaikaa käsitellään, inter alia, seuraaviin tarkoituksiin:

  1. opintosuoritusrekistereihin sekä todistuksiin, diplomeihin ja tutkintotodistuksiin
  2. tunnisteeksi asiakkaan henkilöllisyyden varmistamiseksi
  3. tilastollisiin tarkoituksiin liittyen Aalto EE:n tilaisuuksiin sekä koulutusohjelmiin
  4. tilastollisiin tarkoituksiin liittyen kansainvälisiin ranking-kyselyihin sekä kansainvälisiin tunnustuksiin (syntymäaikaa ei tässä tapauksessa yhdistetä yksittäiseen henkilöön)

Lisäksi, henkilötunnusta käsitellään, inter alia, seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Degree-ohjelmissa (Aalto Executive DBA-, Aalto Executive MBA ja Aalto MBA-ohjelmat) opiskelevien ja opiskelleiden opintosuoritus- ja tutkintorekistereissä
  2. Aalto-yliopiston opintosuoritusrekisteritietueiden sekä it-palveluiden avaamista varten (tieto siirretään Aalto-yliopistona toimivalle Aalto-korkeakoulusäätiölle, y-tunnus 2228357-4, joka kuuluu rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin).
    opintosuoritusrekistereihin sekä todistuksiin, diplomeihin ja tutkintotodistuksiin

Lisäksi, kansallisuutta/kansallisuuksia käsitellään, inter alia, seuraaviin tarkoituksiin:

  1. tilastollisiin tarkoituksiin liittyen Aalto EE:n tilaisuuksiin sekä koulutusohjelmiin
  2. tilastollisiin tarkoituksiin liittyen kansainvälisiin ranking-kyselyihin sekä kansainvälisiin tunnuksiin (henkilötietoa ei yhdistetä yksittäiseen henkilöön)

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN PERIAATTEET

Henkilötietojen käsittelyssä sitoudumme noudattamaan kaikkia tietosuoja- ja muita soveltuvia lakeja ja sääntöjä.

Ilmoitamme Henkilötietojen käsittelystä ja keräämisestä Rekisteröidyille asianmukaisesti. Aalto EE:n jokaiselle rekisterille on tehty asianmukainen tietosuojaseloste, joka on annettu henkilötietojen Rekisteröidyille tiedoksi.

 

Käsittelemme Henkilötietoja ainoastaan siinä laajuudessa ja niin kauan kuin käsittelylle on olemassa laista johtuvat perusteet tai käsittely on muutoin tietojen käyttötarkoituksen kannalta tarpeellista. Aalto EE on sitoutunut tuhoamaan tarpeettomat ja vanhentuneet Henkilötiedot asianmukaisesti. Säilytämme Henkilötietoja ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista käsittelyn tarkoituksen täyttämiseksi. Henkilötietoja voidaan säilyttää pidempään, mikäli toimivaltainen viranomainen tai laki näin määrää.  

 

Ainoastaan valtuutetut henkilöt saavat pääsyn niihin tietokantoihimme ja järjestelmiimme, jotka sisältävät Henkilötietoja. Meidän työntekijämme ovat oikeutettuja käsittelemään Henkilötietoja ainoastaan siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista. Työntekijän oikeus päästä mainittuihin tietokantoihin ja järjestelmiin riippuu työntekijän työtehtävistä Aalto EE:ssä. Työntekijöiden oikeus käsitellä Henkilötietoja määritellään Aalto EE:n sisäisissä ohjeissa.

 

Tietosuojan organisointi ja hallinnointi kattaa koko Aalto EE:n organisaation ja jokainen työntekijä on sitoutunut omassa toiminnassaan vastuullisesti ylläpitämään ja takaamaan tietosuojan toteutumisen.

 

HENKILÖTIETOJEN HANKINTA

Henkilötiedot ja muut tiedot voidaan kerätä eri lähteistä esimerkiksi, kun Rekisteröity antaa tietojaan Aalto EE:lle, vierailee Aalto EE:n kotisivuilla (mukaan lukien sosiaalisen median tilit), osallistuu tutkimukseen tai kampanjaan, pyytää palveluita, tilaa uutiskirjeitä, lataa ohjeita tai muutoin on yhteydessä Aalto EE:n kanssa.

 

Henkilötietoja sekä muita tietoja voidaan päivittää lain sallimissa rajoissa muista Aalto EE:n, yhteistyökumppanien, valvovien viranomaisten sekä muiden viranomaisten rekistereistä saatavilla tiedoilla.

Syntymäaikoja, henkilötunnuksia ja/tai kansallisuuksia sisältävät Henkilötiedot hankintaan aina suoraan Rekisteröidyltä (asiakas, työntekijä tai ohjaaja).

 

HENKILÖTIETOJEN SIIRTO JA LUOVUTTAMINEN

Henkilötietoja voidaan luovuttaa tai siirtää kolmansille osapuolille ainoastaan lain sallimissa rajoissa. Yleensä Aalto EE käyttää Henkilötietoja ainoastaan sisäistä tarkoitusta varten eikä siirrä Henkilötietoja ulkopuolisille osapuolilla ilman nimenomaista suostumusta, ellei toisin ole jäljempänä todettu.

 

Varaamme oikeuden luovuttaa sinun Henkilötietojasi niille kolmansille osapuolille, jotka työskentelevät meille niiden palveluiden tuottamiseksi, mitä varten Henkilötiedot on alun alkaen kerätty. Voimme käyttää kolmansia osapuolia Aalto EE:n palveluiden hallinnointiin ja ylläpitoon, sekä työntekijöihin, viranomaisiin, asiakkaisiin tai yhteistyökumppaneihin kohdistuvien velvoitteiden täyttämiseksi. Tällöin kolmannella osapuolella on oikeus käsitellä Henkilötietoja siinä määrin kuin se on tarpeellista Aalto EE:n palveluiden ja tehtävien toteuttamiseksi ennalta kirjallisesti sovituin ehdoin. Aalto EE velvoittaa kolmansia osapuolia pitämään Henkilötiedot salassa ja huolehtimaan asianmukaisesti tietosuojasta, eikä siirrettyjä Henkilötietoja voi luovuttaa edelleen muille osapuolille taikka käyttää muihin tarkoituksiin.

 

Henkilötietoja voidaan myös siirtää ja luovuttaa toimivaltaisille valvoville ja muille viranomaisille, mikäli laki tai toimivaltainen viranomainen näin määrää.

 

Aalto EE Suomi ei yleensä siirrä sinun Henkilötietojasi kolmansille osapuolille EU:n tai Euroopan talousalueen (ETA-alua) ulkopuolelle, lukuun ottamatta Henkilötietojen siirtoa tai luovutusta Aalto EE Singaporeen. Lisäksi, Aalto EE Singapore ei pääsääntöisesti luovuta Henkilötietojasi kolmansille osapuolille Singaporen ulkopuolella, lukuun ottamatta Henkilötietojen luovutusta tai siirtoa Aalto EE Suomelle. Mikäli Aalto EE:n Henkilötietoja siirretään tai luovutetaan EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle (koskee Aalto EE Suomea) tai Singaporen (koskee Aalto EE Singaporea) ulkopuolelle, Aalto EE varmistaa, että siirrolle on laillinen peruste sekä varmistaa riittävän ja asianmukaisen tietosuojan.

EVÄSTEET

Aalto EE voi Aalto EE:n kotisivuilla hyödyntää evästeitä ja muita vastaavia tekniikoita kerätäkseen tietoja liittyen käyttäjän tietokoneeseen tai muuhun laitteeseen. Evästeet ovat hyvin pieniä tekstitiedostoja, jotka on tallennettu tietokoneelle tai muuhun laitteeseen käyttäjän vieraillessa WWW-sivustolla. Nämä tallenteet sisältävät tyypillisesti IP-osoitteen, vierailukerrat, sivuhistorian, käytetyt linkit tai ominaisuudet, pyydetyn tai katsotun sisällön, selain- tai sovellustyypin, kielen ja muun vastaavan tiedon. Evästeet parantavat käyttäjäkokemusta parantamalla sivujen selaamista esimerkiksi tallentamalla log in-tiedot sekä muutoin muokkaamalla WWW-sivuja.

 

Käytämme WWW-sivujen analysointia, kuten Google Analyticsia ja Hotjaria, sekä keräämme Aalto EE:n kotisivujen kävijöistä tilastollista tietoa evästeiden, sivustotunnisteiden ja muiden vastaavien teknologioiden avulla, jotta pystymme parantamaan kotisivujemme sisältöä, kehittämään palveluitamme ja muokkaamaan palveluidemme sekä viestinnän sisältöä. WWW-sivuillamme analysoinnin kautta keräämämme tieto ei yleensä tunnista yksittäisiä henkilöitä nimeltä. Kuitenkin, jos käyttäjä esimerkiksi tilaa Aalto EE:n sivujen uutiskirjeen tai ostaa palveluita taikka saapuu Aalto EE:n kotisivuille Aalto EE:n markkinointisähköpostin kautta, Aalto EE voi kuitenkin yhdistää kerätyn tiedon tunnistettuun henkilöön markkinointiautomaatiota käyttäen.

 

Evästeiden käyttöä voi hallita selaimen asetuksista. Mikäli et halua meidän käyttävän evästeitä, sinun tulee muuttaa käyttämäsi selaimen asetuksia tietokoneellasi tai muulla laitteella, jolla selaat Aalto EE:n kotisivuja. Muussa tapauksessa oletamme sinun hyväksyneenAalto EE:n sivujen evästeet.

 

MUUT SIVUT

Sivustoillamme voi olla linkkejä kolmansien osapuolten sivustoille, jotka eivät ole Aalto EE:n omistuksessa tai kontrollissa. Näillä kolmansilla osapuolilla on omat tietosuojapolitiikkansa. Hyväksyt, että emme voi kontrolloida ja vahvistaa heidän tietosuojapolitiikkaansa emmekä ole vastuussa heidän käytännöistään liittyen Henkilötietojen suojaan. Hyväksyt, että käytät näitä linkkejä tai kolmansien osapuolien sivustoja taikka palveluita omalla vastuullasi. Tämän takia suosittelemme, että tutustut tällaisten kolmansien osapuolien tietosuojapolitiikkaan etukäteen.

Aalto EE käyttää ulkopuolisia palveluita markkinointiin ja mainontaan.

 

REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyn tiedonsaantioikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada Henkilötietojen rekisterinpitäjältä (Aalto EE) milloin tahansa vahvistus siitä, että häntä koskevia Henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä ja tarvittaessa oikeus saada tieto rekisteröidyistä Henkilötiedoista.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee häntä koskevat virheelliset Henkilötiedot. Sovellettavan lain mukainen oikaisu on tehtävä mahdollisimman pian, mikäli pyynnölle on kohtuulliset perusteet.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa Henkilötietojen käsittelyä, jos Henkilötietojen käsittelyä on sovellettavan lainsäädännön nojalla rajoitettu. Kuitenkin, mikäli rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa laillinen peruste, oikeutta vastustaa käsittelyä ei ole.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on lainsäädännön mukaisesti oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee virheelliset henkilötiedot, vaillinaiset henkilötiedot ja poistaa häntä koskevat henkilötiedot. Oikeutta ei kuitenkaan ole, mikäli käsittelyllä on joku laillinen peruste

Oikeus tietojen siirtämiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä häntä koskevat Henkilötiedot, jotka hän on luovuttanut rekisterinpitäjälle. Henkilötiedot on annettava yleisesti käytettävässä ja luettavassa muodossa, ja Rekisteröidyllä on oikeus siirtää tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

 

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa toimivaltaiselle valvovalle viranomaiselle, mikäli Rekisteröidyllä on huomautettavaa Aalto EE:n henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Muut oikeudet

Mikäli Henkilötietojen käsittely perustuu Rekisteröidyn suostumukseen, Rekisteröity voi milloin tahansa evätä suostumuksen ottamalla yhteyttä Aalto EE:hen.

 

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus vastustaa Henkilötietojen käsittelyä liittyen häneen kohdistuvaan suoramarkkinointiin tai muussa tapauksessa edellyttäen, että Henkilötietojen käsittelylle ei ole olemassa laillista perustetta.

 

Tämä Tietosuojapolitiikka ei rajoita lainmukaisia oikeuksiasi.

 

***

 

Löydät jäljempänä meidän yhteystietomme. Huomaathan, että pystyäksemme vastaamaan yksityisyyteesi liittyvissä kysymyksissä, me voimme olla velvoitettuja tunnistamaan sinut ennen vastaamista. Aalto EE ei välttämättä pysty täysin noudattamaan Rekisteröidyn pyyntöä, jos on olemassa oikeudelliset perusteet tai syyt, jotka estävät Rekisteröidyn pyynnön noudattamisen. Tällaisessa tilanteessa Aalto EE on yhteydessä Rekisteröityyn.

 

Otathan huomioon, että mikäli toivot meidän poistavan Henkilötietosi tai lopettavan Henkilötietojesi käsittelyn, emme pysty tarjoamaan sinulle enää palveluitamme.

 

REKISTERINPITÄJÄ

Aalto University Executive Education Oy (y-tunnus 0590964-3), Mechelininkatu 3 C, 00100 Helsinki, tai Aalto Executive Education Academy Pte Ltd (UEN: 200000295R), 25 North Bridge Road, EFG Bank Building, Unit 02-01 Singapore 179104 ovat sinun Henkilötietojesi rekisterinpitäjiä.

Mikäli tähän Tietosuojapolitiikkaan liittyen nousee kysyttävää tai haluat antaa palautetta sivuistamme, voit myös olla meihin yhteydessä sähköpostitse dpo@aaltoee.fi (Aalto EE Suomi ja FINVA) tai dpo@aaltoee.sg (Aalto EE Singapore).

 

AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Aalto EE ei pääsääntöisesti käytä Henkilötietoja automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin. Mikäli tietojasi käytetään profilointiin, Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa sitä.

 

Tärkeää tietoa verkkosivuvierailijoillemme sekä uutiskirjetilaajillemme

 

MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAPOLITIIKKAAN

Aalto EE varaa oikeuden muuttaa tätä Tietosuojapolitiikkaa ajoittain. Tämän takia Aalto EE suosittelee säännönmukaisesti seuraamaan tätä Tietosuojapolitiikkaa päivitysten varalta. Viimeisimmän päivityksen päivämäärä on kirjattu Tietosuojapolitiikan alussa.