Miten työtä kannattaa organisoida, jos omien työtehtävien päälle tulee yhtäkkiä tiiminvetäjän vastuu? Mistä tietää, milloin päässä kuuluu olla asiantuntijan, milloin taas esihenkilön hattu? Mitä tehdä, kun parhaasta työystävästä tuleekin alainen?
Muun muassa tällaisia kysymyksiä nousi esiin syksyllä 2023 alkaneen First Time Manager -koulutuksen ensimmäisessä työpajassa. Aalto-yliopiston yliopistonlehtori Jari Ylitalon ja tutkija–valmentaja Tuukka Kostamon vetämän tapaamisen teemana olivat johtamisen tehtävät ja esihenkilön identiteetti.
Esihenkilöasema on usein luonteva tapa edetä uralla. Perinteisesti menestyneitä asiantuntijoita on jopa palkittu hyvästä työstä ylennyksellä esihenkilöksi.
Tiiminvetämisen vertaaminen asiantuntijatyöhön on kuitenkin kuin vertaisi omenoita päärynöihin. Uusi titteli päivittyy työsopimukseen hetkessä, mutta henkinen muutos asiantuntijasta esihenkilöksi vaatii paljon enemmän aikaa ja muita resursseja.
Sen vuoksi moni tuore ja kokeneempikin esihenkilö kaipaa työnsä tueksi konkreettisia vinkkejä ja vertaistukea ja hakeutuu esimerkiksi johtamiskoulutukseen.
Esihenkilön tehtävä ei ole olla paras substanssiosaaja
Työskentelen viestintäpäällikkönä Aalto EE:ssä. Syksyllä 2023 olen päässyt ilahduttavan konkreettisesti kurkistamaan siihen, millaisia elämänlaajuisen oppimiseen tarjontaamme kuuluvat koulutukset ovat osallistujan näkökulmasta. Osallistun nimittäin Aalto-yliopiston First Time Manager -täydennyskoulutukseen, joka on nimensä mukaisesti suunnattu ensimmäistä kertaa esihenkilönä työskenteleville henkilöille.
Niin koulutuksen ennakkomateriaaleista kuin ensimmäisen workshop-päivän luokkahuonekeskusteluista kävi selväksi: identiteetinmuutos asiantuntijasta esihenkilöksi aiheuttaa monenlaista kipuilua.
Nykyaikainen johtaja on palveluammatissa, jossa ei tarvitse tietää kaikkea, saati olla paras substanssiosaaja."
Asiantuntija on organisaatiossaan paras henkilö hoitamaan omalle vastuualueelleen kuuluvia asioita. Nykyaikainen johtaja puolestaan on palveluammatissa, jossa ei tarvitse tietää kaikkea, saati olla paras substanssiosaaja. Esihenkilön ydintehtävää on auttaa tiimiläisiä loistamaan, poistaa esteitä heidän onnistumistensa tieltä ja toisaalta varmistaa, että jokaisen tiimiläisen tehtävät palvelevat organisaation ydintavoitteita.
Psykologinen silmä on tärkeä. Vaikka jokainen tiimi koostuu erilaisista persoonista, hyvä esihenkilö onnistuu luomaan tunteen siitä, että jokainen tiimiläinen kokee tulleensa kuulluksi ja voi turvallisesti jakaa myös ikäviä tunteitaan ja kokemuksiaan.
Samaan aikaan esihenkilön tehtävänä on huolehtia, että tiimin pelisäännöistä pidetään kiinni ja tiimiläisten rajoja kunnioitetaan.
Koulutuksesta on hyötyä eri tilanteisiin
Ensimmäinen First Time Manager -työpajapäivä perustui pitkälti dialogiin.
Kävimme läpi osallistujien taustoja ja motivaatiota lähteä koulutukseen. Eräs henkilö kertoi olevansa mukana, koska hänen oma esihenkilönsä oli käynyt koulutuksen aikaisemmin ja suositellut sitä kokemuksensa perusteella koko tiimilleen. Odotukset korkealle heti alkuun!
Eräs henkilö kertoi olevansa mukana, koska hänen oma esihenkilönsä oli käynyt koulutuksen aikaisemmin ja suositellut sitä koko tiimilleen."
Osan ajasta vietimme pienemmissä vertaisryhmissämme keskustellen ennakkomateriaalien herättämistä ajatuksista ja kysymyksistä. Sama kokoonpano käynee tulevan puolen vuoden aikana tutuksi, kun tapaamme paitsi koulutuspäivien aikana myös niiden välissä. Vertaistyöskentely ja -tuki ovat keskeinen osa koulutusta.
First Time Managerin tavoitteena on auttaa osallistujaa kirkastamaan omaa ajatteluaan johtamisesta ja vaikuttamismahdollisuuksistaan sekä saada antaa konkreettisia työkaluja uuteen rooliin.
Nämä tavoitteet palvelevat myös kokeneempia esihenkilöitä – heitäkin ryhmästämme löytyy. Tietyt kysymykset ja haasteet kun tapaavat palata pomon pöydälle kerta toisensa jälkeen.
Minä taas en edes työskentele esihenkilönä. Halusin mukaan, koska kaipaan valmiuksia esihenkilötyöhön siltä varalta, että ammatillinen polkuni vie siihen suuntaan tulevaisuudessa. Toisaalta teen jo nyt työtä työyhteisöviestinnän ja työkulttuurin kehittämiseen liittyvien asioiden parissa. Ymmärrys johtamisesta ja ihmisiin vaikuttamisesta on aivan keskeisestä.
Pienryhmäni muita jäseniä yhdistää se, että heistä jokainen on hiljattain aloittanut esihenkilönä. Ensimmäisen koulutuspäivän päätteeksi totesimme: olemme tulleet oikeaan paikkaan.
Kirjoittaja Anu Haapala on Aalto EE:n viestintäpäällikkö, jonka työnkuvaan kuuluvat muun muassa sisäisen ja strategisen viestinnän sekä työkulttuurin kehittäminen. First Time Manager -koulutus on suunniteltu erityisesti ensimmäistä kertaa esihenkilönä tai projektinvetäjänä työskenteleville henkilöille. Koulutus sisältää viisi kolmen tunnin työpajaa, henkilökohtaiseen pohdintaan perustuvia välitehtäviä sekä vertaistyöskentelyä. Lue lisää