Ketteryyttä koko organisaatioon – näin DNA hyödynsi MBA-projektin

Aalto MBA -osallistujat laativat DNA:lle liiketoimintaprojektin siitä, miten ketteryysajattelua viedään myös tukifunktioihin. Projektissa laadittuja työkaluja ja suosituksia testataan nyt käytännössä.

Tuukka Laurila, Sanna-Katri Rautava, Lotta Lipponen, Henna Hynynen ja Jannica Aalto tekivät yhdessä Business Projektin DNA:lle osana Aalto MBA -opintojaan.

Heidi Hammarsten, 29.03.2021

Kun DNA jokunen vuosi sitten määritteli organisaationsa kolme strategista kyvykkyyttä, yhdeksi niistä valikoitui ketteryys. Agile-menetelmät olivat jo käytössä projekteissa, mutta ajattelun haluttiin leviävän laajemmalle.

Tämä sopi Lotta Lipposen kiinnostuksen kohteisiin paremmin kuin hyvin. Lipponen aloitti työuransa ohjelmistokehittäjänä, mutta tehtävien painopiste muuttui nopeasti työskentelyyn ihmisten kanssa. Hän halusi täydentää teknistä koulutustaustaansa MBA-opinnoilla.

”Olen työskennellyt laajalti erilaisten tiimien kanssa agile-valmentajana, halusin kehittää parempia työskentelytapoja, löytää yhteisiä toimintatapoja ja yhteistä kieltä. Myös oman urani kannalta MBA-tutkinto avaa uusia vaihtoehtoja”, kuvaa Lipponen.

Lipponen päätyi Aalto EE:n MBA-ohjelmaan, jonka päätteeksi tehdään ryhmätyönä yhdeksän kuukautta kestävä liiketoimintaprojekti. Osallistujat ehdottavat itse projektien aiheita ja suosituimmat niistä valitaan toteutettaviksi.

”Implementing Agile in Support Functions” eli ketteryyden toteuttaminen tukifunktioissa oli aihe, jota Lipponen kehitteli pari vuotta sitten yhdessä esimiehensä, projektitoimiston vetäjän Jari Jokiahon kanssa (kuvassa Lotta Lipposen kanssa).

Miten puhutellaan tukifunktioita?

”Projekti ja Lotan opinnot osuivat ajallisesti loistavasti yhteen sen kanssa, että piti havainnollistaa koko DNA:n organisaatiolle, mitä ketteryys tarkoittaa. Kehityspuolella tämä asia osataan, mutta miten siitä kertoisi muulle organisaatiolle ja tukifunktioille?” Jokiaho kuvaa lähtökohtaa.

Ongelma kiinnosti muitakin MBA-osallistujia, joten projekti käynnistyi vuodenvaihteessa 2019-20. Lipponen toimi projektissa omistajana sekä linkkinä DNA:n suuntaan tuoden dataa ja tarvittavia kontakteja tiimille. Hän myös pääsi projektin ansiosta keskittymään ketteryyden edistämiseen entistä tiiviimmin.

”Kun aiemmin olin enemmän operatiivisessa työssä, tein koko organisaation ketteröittämistä oman työn ohessa ja homma eteni tosi pienin askelin. Opintojen aikana pystyin keskittymään täysillä Ketterän DNA:n kehittämiseen”, Lipponen kuvaa.

Liiketoimintaprojekteilla on aina myös organisaation sisäinen sponsori, tässä tapauksessa Jari Jokiaho. Hän oli itse tehnyt juuri gradun DNA:n ketteryydestä toista tutkintoaan varten, ja sekin toimi pohjustuksena ryhmän työlle.

”Nautin tuloksista”, heittää Jokiaho ensin kuvaukseksi roolistaan, mutta jatkaa perusteellisemmin: ”Sparrasin tiimiä Lotan kautta, koko tiimin kanssa taisi olla 2-3 istuntoa. Lisäksi olin yksi henkilöistä, joita DNA:sta haastateltiin projektia varten.”

Lean vs. agile, tukea teoriasta

Oleellisena osana liiketoimintaprojekteihin kuuluu myös teoriaosuus, jossa on tukena Aalto-yliopiston professorikuntaa. DNA:n projektia ohjasi tuotantotalouden apulaisprofessori Lauri Saarinen, ja ryhmässä teoriaosuudesta vastasi Telinekatajan logistiikkapäällikkö Tuukka Laurila.

Laurila lähti MBA-opintoihin päivittääkseen ja syventääkseen tuotantotalouden DI-tutkintoaan.

”Tämä oli projektivaihtoehdoista mielenkiintoisin ja aihe, johon minulla oli eniten annettavaa myös oman osaamiseni kautta. Aiemman tutkintoni pääaine oli toimitusketjun johtaminen. Minulle oli tuttua lean ja se, mitä tapahtuu tuotanto- ja varastotyössä, mutta tietotyö ei niinkään”, Laurila sanoo.

Agile ja lean ovat Laurilan mukaan serkkuja jolleivät ihan sisaruksia.

”Leanissa puhutaan tuotantoprosessin hukan poistamisesta vakiotuotteiden tuotannossa. Agilessa ja tietotyössä lopputuote ei ole vakioitu, vaan tuote tehdään asiakastarpeen mukaiseksi ja merkittävä osa suunnittelusta tapahtuu tekemisen aikana”, vertaa Laurila.

Teoriapuolella työ nojasi myös design science -metodologiaan, iteratiiviseen lähestymistapaan ja muutosjohtamisen oppeihin.

”Muutosjohtaminen on aika isossa roolissa, kun halutaan saada uudet toimintatavat juurtumaan”, muistuttaa Lipponen.

”Yllättävän konkreettisia hyötyjä”

MBA-ryhmän projekti on Lipposen ja Jokiahon mukaan siirtynyt käytäntöön oikein hyvin. Soveltaminen alkoi jo projektin aikaisissa pilottihankkeissa ja webinaareissa, joihin osallistui myös DNAn johto.

”Kyllä sieltä tuli yllättävänkin konkreettisia hyötyjä. Tärkeintä oli, että ryhmä pystyi kristallisoimaan, mitä ketteryys tarkoittaa DNA:lle organisaatiotasolla. Periaatteet sanoitettiin DNA-kielelle ja tiivistettiin neljään pääkohtaan. Näin ne on helpompi kommunikoida ja ymmärtää”, kuvaa Jokiaho.

Projektin tuloksena syntyi työkaluja kuten Ketterä starttipaketti, jonka avulla DNA:n tiimit voivat perehtyä ketterään ajatteluun ja pääsevät alkuun sen käytännön hyödyntämisessä. Lisäksi tiimi teki joukon toimenpidesuosituksia siitä, miten DNA voisi jatkaa ketteryyden edistämistä projektin jälkeen.

”Tehdyistä toimenpidesuosituksista loputkin on budjetoitu tälle vuodelle. Esimerkiksi räätälöidystä koulutuksesta laadittua opintopolkua varten on hankittu partneri. Ensimmäinen ryhmä on jo viety koulutuksesta läpi ja seuraavaa aikataulutetaan”, kertoo Lipponen.

Ketterä starttipaketti on Lipposen mukaan agile-ajattelun mukaisesti parantunut jokaisella käyttökierroksella. Monet tiimit ovat halunneet myös ryhtyä kokeilemaan ketteryyttä käytännön pilotilla.

”On esimerkiksi vedetty kuuden kuukauden kehityshanke kuudessa viikossa. Oikeiden ihmisten tarinoiden kautta tämä ilosanoma leviää.”

Myös Telinekatajan Laurila on tyytyväinen sekä projektin että koko MBA-ohjelman antiin.

”Sain sitä mitä halusinkin ja maailmani avartui tosi hyvin. Oli hieno mahdollisuus päästä mukaan projektiin, jossa johtoryhmätason henkilöt sanovat odottavansa meidän työmme tuloksia. Sain paljon myös omaan työhöni, jossa vedän päätyöni ohella agilena toteutettavaa mobiiliapplikaatioprojektia.”

Aalto MBA Business Project

Aalto MBA for Executives -opintojen aikana osallistujat osallistuvat liiketoimintaprojektiin (Business Project). Hanketta voidaan kuvata MBA-osallistujien lopputyönä, vaikka BP-raportin ei odoteta olevan yhtä akateeminen kuin esimerkiksi pro gradu tai tutkielma.

Jokainen Aalto MBA -osallistuja voi ehdottaa omasta organisaatiostaan liiketoimintaprojektiaihetta, joka sisältää merkityksellisen ja konkreettisen strategisen liiketoiminnan haasteen, edellyttäen että organisaatio on halukas saamaan tuoreen, jopa kriittisen ulkopuolisen näkemyksen haasteesta, sekä tarjoamaan tukensa projektille. Business Project voi myös keskittyä uuden start up -liiketoiminnan kehittämiseen.

MBA-osallistujat äänestävät ehdotuksista lopulliset Business Project -töiden aiheet. Tämän jälkeen MBA-osallistujat jaetaan projektiryhmiin osallistujien yksilöllisten mieltymysten ja osaamisen sekä ryhmien monimuotoisuuden ja dynamiikan perusteella. Luottamuksellisuuskysymykset otetaan huomioon kokoonpanossa.

Jokaiselle projektille nimetään akateeminen ohjaaja, useimmiten Aalto-yliopiston professori, joka tarjoaa akateemista tukea ja erityisosaamista sellaisella aihealueella, joka on hyödyllinen ja merkityksellinen kyseiselle projektityölle.

Koko MBA-vuosikurssin osallistujien lukumäärästä riippuen, ryhmät työskentelevät 6-10 erilaisen liiketoimintaprojektityön parissa.

BP:n päätavoitteena on, että osallistujat hyödyntävät MBA-opintojen aikana kertynyttä tietämystä laatiessaan analyyttisia ratkaisuja ja ehdotuksia strategiselle liiketoimintahaasteelle, jonka parissa BP-ryhmä työskentelee.

 

Työryhmän Business Project -työn ”Implementing Agile in Support Functions” voit ladata tutustuttavaksesi alta:

Aalto MBA Business Project - Implementing Agile in Support Functions

Lataa Aalto MBA Business Project - Implementing Agile in Support Functions

pdf

Lataa Business Project -työ pdf-muodossa.

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Ketteryyttä koko organisaatioon – näin DNA hyödynsi MBA-projektin

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on kokoelma ajatuksia herätteleviä artikkeleita, podcasteja, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liike-elämästä ja itsensä kehittämisestä. Englanninkielinen Aalto Leaders' Insight Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille noin kerran kuukaudessa. Tilaus on halutessasi helppo perua. Katso esimerkki.

Aalto University Executive Education Oy ja sen konserniyhtiöt voivat käyttää tietojani markkinoinnissa pitääkseen minut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseen minua edistämään uraani. Katso tietosuojapolitiikka.