Kohti oppivaa organisaatiota
Projektin tuloksista viestiminen kannattaa suunnitella, sillä se on yksi keino muutosvastarinnan käsittelyyn. Ja sitä tulee esiintymään – varaudu! Väittäisin jopa, että tiedät osuneesi ongelman ytimeen, kun havaitset ensimmäisen kerran muutosvastarinnan oireita. Sapiens-laji – latinankielisessä merkityksessä ’viisas’ – on mukavuudenhaluinen ja puolustaa oikeuksiaan, kun merkit viittaavat muutoksiin vallitsevassa olotilassa tai totutuissa käytännöissä. Yksi lean-koulutuksen asiantuntija totesi taannoin, kuinka me, sapiens-lajin edustajat, työntekijöinä olemme uskomattoman kekseliäitä tekemään asioita tyhmästi. Kehittämistoimenpide on turha, ellei se edistä prosessin sujuvuutta ja toiminta lipsuu takaisin vanhoihin käytäntöihin, joihin alun perin haettiin parannuksia. Suunnittele siis myös projektissa havaittujen parannusten seuranta ja ylläpito.
Tiedät osuneesi ongelman ytimeen, kun havaitset ensimmäisen kerran muutosvastarinnan oireita."
Kenties huomaat joutuvasi tienraivaajaksi ja perustelemaan tekemistä, jos organisaatio ei ole vihkiytynyt lean-kehittämiseen. Usein ajattelemme toimivamme ”leanisti”, vaikka koko termin merkitys onkin hieman hämärä tai Lean hahmotetaan lähinnä tehostamiskeinona. Silloin tarjoutuu hyvä tilaisuus osoittaa, että kyse on ihmisten osallistamisesta yhdessä ratkaisemaan havaittuja ongelmia. Ei vain purnata, että jotain pitäisi tehdä vaan myös tehdään, kun opitaan analysoimaan ja tutkimaan ongelmia, löytämään niiden perimmäiset syyt ja miettimään yhdessä ratkaisuja. Oppiva organisaatio toimii fiksummin ja seurauksena saattaa syntyä säästöjäkin.
Leanissä on kyse ihmisten osallistamisesta yhdessä ratkaisemaan havaittuja ongelmia."
Lean ja Six Sigma -opit auttavat myös ymmärtämään faktojen ja datan merkityksen päätöksenteon tukena. Asiaan perehtynyt Green Belt voi toimia aktiivisena kehittäjänä omassa yksikössään tai sparraamassa muita kehittämispolulla ja datan hyödyntämisessä. Itse pysähdyin pohtimaan, mitä asioita mitataan ja mitä ei, ja millä perusteella. Minkä ilmiöiden mittaaminen oikeasti vie organisaatiota eteenpäin, auttaa saavuttamaan tavoitteet ja parantaa toiminnan laatua? Tehdäänkö päätöksiä mutu-tuntumalla? Green Belt -projektissa painotetaan tarkasteltavan ongelman kannalta tärkeiden mittareiden valintaa, mikä tuntuu erittäin loogiselta. Et voi johtaa sitä, mitä et voi mitata.
Siiloista virtaukseen
Kun organisaatiossa joko fyysinen kappale, tieto, ihminen, dokumentti tai muu virtausyksikkö täytyy saada kulkemaan eteenpäin edelleen työstettäväksi, joku tekee jotakin ennen sinua ja joku tekee jotakin sinun jälkeesi. Ketjun päässä odottaa ASIAKAS, joka on kaiken lähtökohtana Lean-kehittämisessä. Puhumme prosesseista ja kuvaamme niitä ahkerasti. Kun prosesseja ”kehitetään”, onko parannus todellinen parannus, kun tekeminen siirtyy kohdasta a kohtaan b eikä kokonaisuus muutu sujuvammaksi?
Häiriöitä voi esiintyä myös eri työvaiheiden rajapinnoissa ns. kapulanvaihtotilanteissa. Kun toimitaan siilomaisesti ja pyritään tehostamaan pelkästään omaa tonttia, ei nähdä kokonaisuutta – virtausta – ja vaarana on osaoptimointi. Lean-kehittämisessä pyritään tunnistamaan häiriöitä prosessin sujuvuudessa: millaista hukkaa ja vaihtelua esiintyy ja miten voimme sujuvoittaa virtausta.
Vinkit onnistuneeseen oppimiskokemukseen
Ennen projektia tulee ehdottomasti varmistaa esimiehen tuki sekä sopia ajankäytöstä ja tarkistuspisteistä. Esimiehen ja organisaation tuki tarvitaan ongelman asettelussa ja projektin valinnassa: mikä prosessi on rikki, miksi asiaan kannattaa ryhtyä, miten asia kytkeytyy organisaation toimintoihin. Pyydä matkan varrella sparrausta mentorilta (tyypillisesti oma esimies) ja huolestu, jos ketään ei kiinnosta. Projektin tulosten esittely ja viestintä kannattaa suunnitella yhdessä mentorin kanssa.
Älä kuvittele, että projekti hoituu itsestään ad hoc-periaatteella"
Älä kuvittele, että projekti hoituu itsestään ad hoc -periaatteella: Green Belt -kandidaattina sinulla on vastuurooli projektitiimin työskentelystä. Mieti keitä tarvitset projektitiimiin ja varaa kokousajat ajoissa. Perustele kollegoille, miksi tarvitset heidän apuaan. Huomioi lomakaudet ja se, että aina on ”huono aika”, ts. toimeen pitää vain tarttua ja elää sen mukaan, että aina ei saa kaikkia mukaan tai joutuu toimimaan vajavaisten resurssien turvin.
Projekti vaatii paitsi yllättävän paljon työaikaa, se myös kuormittaa ajatuksia ja pyörii mielessä: vaikka ei aina konkreettisina aikaansaannoksina, niin vähintään suunnittelutyönä, ratkaisujen puntarointina ja seuraavien vaiheiden pohdintana. Ja välillä ns. tökkii, sillä hyvätkään suunnitelmat eivät aina pidä.
Matka jatkuu
Green Belt -koulutuksen ja -projektin laatimisen lopputulemana löytyi kiitettävästi puuttuvia tiedonpalasia ja osaamisessa on huomattavasti vähemmän harmaita vyöhykkeitä. Nautin oppimiskokemuksesta suunnattomasti – niin kuormittavalta kuin se välillä tuntuikin. Heräsin pohtimaan muutosvastarintaa ja tunnistan sitä itsessänikin, joten oppimista riittää. Lean on matka ja jatkuva parantaminen ei pääty koskaan, joten matkaa on jatkettava. Mikähän olisi seuraava etappi?
Artikkeli on jatko-osa aiemmin julkaistuun kirjoitukseen, jossa keskityttiin projektin valintaan ja rajaamiseen sekä tilastomatematiikan oppimiseen.
Laadunparannusta ja kehittämistyötä voidaan tehdä monella tasolla ja eri menetelmillä: strategisesta näkökulmasta (laatujohtaminen), tarkasti rajattujen projektien muodossa (Lean Six Sigma) tai Lean-menetelmiä hyödyntäen (kehitysprojektit, työtä kehittävät pienimuotoisemmat parannukset ja päivittäisjohtaminen). Aalto PRO tarjoaa osaamisen lisäämiseen tähtääviä koulutuksia kaikilla tasoilla: