Johtajat arkailevat viestinnässä mokaamisen pelosta

Johtaja on organisaation merkittävin viestintäresurssi, jota käytetään työelämäprofessori ja Aalto EE:n Senior Advisor Pekka Saurin mukaan hämmästyttävän vähän erityisesti kunta- ja julkishallinnon puolella. Harva johtaja mieltää viestinnän omaksi tehtäväkseen – vaikka pitäisi.

Tiia Lappalainen, 29.11.2018

Kun lumimyräkkä iski Helsinkiin vuonna 2010 ja pisti kaupungin kadut mullin mallin, Helsingin rakennus- ja ympäristötoimesta vastanneen apulaiskaupunginjohtajan Pekka Saurin sähköpostilaatikko täyttyi kärkkäistä palautteista.

Sauri vastasi kaikkiin noin viiteensataan lumiaurausta koskeneeseen palautteeseen henkilökohtaisesti.

Ei kaikkein tehokkainta ajankäyttöä apulaiskaupunginjohtajalta, mutta Sauri koki, että hänen oli pakko – muuten kukaan ei olisi vastannut.

Viestintä ei ole organisaation tukipalvelu vaan strategista toimintaa, jota johtajan on tehtävä.”

Lumikaaoksesta opitun jälkeen rakennus- ja ympäristötoimessa otettiin käyttöön aktiivisempi Twitter-viestintä, johon Sauri itse osallistui vahvasti omalla persoonallaan.

Kun ottaa huomioon, että Saurilla oli jo tuolloin Twitterissä kymmeniätuhansia seuraajia, yksi viesti tavoitti jo aika monta kaupunkilaista.

Seuraavana vuonna lumimyräkkä sotki kaupungin elämää yhtä paljon. Tehokkaamman ja reaaliaikaisen someviestinnän ansiosta sähköpostipalautteita tuli kuitenkin vain sata ja niistäkin osa positiivisia. Samalla säästyi valtava määrä aikaa ja vaivaa.

– Viestintä ei ole organisaation tukipalvelu vaan strategista toimintaa, jota johtajan on tehtävä. Nykyisten viestintävälineiden aikana sitä ei pääse karkuun, Helsingin yliopiston työelämäprofessorina toimiva Sauri sanoo.

Persoonaa peliin

Johtajien viestintäpotentiaalia käytetään Saurin mukaan organisaatiossa hämmentävän vähän.

– Johtaja on persoonana organisaation viestinnässä tärkeimpiä resursseja. Luulisi, ettei sitä olisi varaa olla käyttämättä. Mutta harva johtaja mieltää viestintää omaksi tehtäväkseen.”

Johtaminen on viestintää, sisäistä ja ulkoista, eikä sen tekemättä jättämistä voi perustella ajanpuutteella.”

Johtaminen on Saurin mukaan viestintää, sisäistä ja ulkoista, eikä sen tekemättä jättämistä voi perustella ajanpuutteella. Se on oleellinen osa johtajan työtä, jota ei voi sälyttää vain viestintäosasten hoidettavaksi – mukaan tarvitaan johtajan persoonaa.

Se on kuitenkin asia, joka mietityttää johtajia.

– Aika monet arkailevat mokaamisen pelossa, Sauri sanoo.

Persoonan peliin laittaminen ei tarkoita sitä, että johtajan tarvitsisi avata yleisölle omaa vaatekaappiaan.

– Se on väärinkäsitys. Persoonallisuus on sitä, että tekee viestintää omalla persoonallisella tyylillään ja kielellään, Sauri sanoo.

Yhtenä hyvänä esimerkkinä omalla persoonallaan viestivistä kunnanjohtajista Sauri mainitsee Hailuodon Aki Heiskasen.

– Hän on ottanut somen haltuun. Viestintä on hyvää ja rakentavaa. Sillä on suuri merkitys yhteisöllisyyden rakentamisessa. Heiskanen on palvelualtis hahmo, Sauri sanoo.

Luottamusta ja vapautta viestinnän tekijöille

Kaupunkien ja kuntien johtajineen pitäisi olla läsnä siellä, missä palveluorganisaation asiakkaatkin ovat: aktiivisesti eri viestintäkanavissa.

Sosiaalisen median aikakaudella monet asiat vaativat nopeaa reagointia. Jos läsnäolo on huonolla hoidolla, junat yksi toisensa jälkeen kiitävät auttamattomasti ohi.

Persoonallisuus on sitä, että tekee viestintää omalla persoonallisella tyylillään ja kielellään.”

Vaikeissa tilanteissa saattaa syntyä tarpeettomaksi paisuvia somemyrskyjä vain siksi, ettei organisaatio ole reaaliaikaisesti siellä, missä keskustelut käydään ja kysymykset esitetään.

Julkishallinnon toimijoiden viestintäimago ei kuitenkaan ole kaikista ketterin, saati rennoin. Kuivahko puunmaku hiipii usein suuhun, kun miettii julkishallintoa ja sen viestintää ja imagoa. Nopean vastauksen saaminen ei niin ikään ole ensimmäinen mieleen tulevista assosiaatioista.

Saurin johtajuusaikana Helsingin rakennusviraston, ”ankeuttaja-viraston”, imagoa lähdettiin tietoisesti muuttamaan.

Yhtäkkiä viraston someviesteissä oli mukana ironiaa ja huumoria, hetkeen tarttumista ja poikkeuksellista rohkeutta – ja toki myös puhdasta informaatiota. Rakennusviraston Twitter-tilistä tuli valtakunnallinen kuuluisuus, seuraajamäärät kasvoivat ja palkintojakin tuli. Viesteistä vastasi aluksi yksi henkilö viraston sisällä.

Tämä kaikki vaati erityisesti johdolta luottamusta, vastuun antamista ja vapautta tekijöille – sitä, ettei säikähdetä pienistä.

– Sosiaalisessa mediassa viestintä on nopeaa, viestejä ei voi olla tarkistamassa ja valvomassa. Pitää luottaa tekijöihin, Sauri sanoo ja muistuttaa, että johtajien lisäksi loistavia viestijöitä löytyy organisaation kaikilta tasoilta – vaikkapa luistelukentän jäädyttäjästä.

Tämä kaikki vaati erityisesti johdolta luottamusta, vastuun antamista ja vapautta tekijöille.”

Luovaa rohkeutta julkishallinnon puolella on osoittanut myös Verohallinto, joka lanseerasi verokuiskaajan kertomaan verotusta koskevista muutoksista ja tarttui kuuluisan katutaiteilija Banksyn taidesilppuri-ideaan asettamalla käytöstä poistuvan sivutuloverokortin samanlaisiin, ”silppuaviin” kehyksiin.

Sosiaalisessa mediassa jotkut ovat jopa kommentoineet, että tällaisen viestinnän ansiosta he maksavat verojaan mielellään.

Se jos mikä kertoo siitä, ettei julkishallinnossakaan viestinnän tarvitse olla aina puisevaa – joskus voidaan koetella rajoja ja herätellä asiakkaita, laittaa sitä persoonaa peliin.

– Viestinnässä vain taivas ja luovuus ovat rajana. Pitää löytää oma tapa tehdä, Sauri sanoo.

Pekka Saurin kolme vinkkiä kuntien viestintään

  1. Selvitä viestintäkanavat, joita eri asiakasryhmät käyttävät. Monikanavaisuus on tärkeää.
  2. Tee FAQ, eli vastaukset useimmin kysyttyihin. Suurin osa kaupungeille tulevista kysymyksistä koskee samoja asioita. Säästää aikaa.
  3. Valjasta johtaja viestijäksi.

Aalto EE:n KuntaJOKO -ohjelmassa käsitellään mm. viestinnän roolia sekä opitaan tunnistamaan julkisten organisaatioiden ja niiden johtamisen erityispiirteitä sekä ajankohtaisia haasteita. Ohjelma antaa välineitä ja näkemystä strategiseen johtamiseen, muutoksen hallintaan ja organisaatioiden uudistumiseen. Lue lisää ohjelmasta. ​​​​​

Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Johtajat arkailevat viestinnässä mokaamisen pelosta

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on aikakauslehtimäinen kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Käytämme tietojasi markkinoinnissa, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseemme sinua edistämään uraasi. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.