Näkökulmia aloitetoimintaan

Lähes jokainen meistä on kiinnostunut omasta tekemisestään, työstä ja sen kehittämisestä.

Matti Rantanen, 08.12.2015

Motivaattorina lienee usein perusinhimillinen tarve tehdä asiat helpommin, nopeammin ja tehokkaammin, jotta aikaa jää - ainakin omasta mielestä - tärkeämpään tekemiseen. Joillekin meistä halu kehittää on sisään rakennettua, palavaa intoa luoda uutta ja osin myös saada tunnustusta muilta.

Aloite voidaan määritellä ideaksi, joka määrittelee ongelman tai tavoitteen, esittää ratkaisuehdotuksen tai suunnitelman, jolla voidaan parantaa organisaation tehokkuutta, vaikuttavuutta, taloudellisuutta tai muutoin tuottaa organisaatiolle hyötyä. Aloitteen ei sinänsä tarvitse olla keksinnöllinen. Keksintö esittää ongelmaan uuden ja yllättävän käytäntöön sovellettavissa olevan ratkaisun. Keksintö eroaa olennaisesti aiemmin tunnetusta ratkaisusta. Näillä määrittelyillä keksinnöllisyyttä voitaisiin perustella sillä, onko se patentoitavissa, joskaan asia ei ole siltä osin yksikäsitteinen. Innovaatio on yrityksen kehittämä, markkinoille tuoma tuote tai käyttöön ottama prosessi tai menetelmä, joka on yrityksen kannalta uusi tai olennaisesti parannettu suhteessa aikaisempaan. Innovaationa keksintöä voidaan pitää silloin, kun se johtaa kaupalliseen menestykseen. Innovatiivinen keksintö ei välttämättä ole patentoitavissa. (i, ii, iii, iv)

Aloitetoiminta on organisaation itsensä määrittelemä toimintatapamalli ideoiden ja kehittämisehdotusten kanavoimiseksi organisaation hyödyksi. Puolustusvoimissa aloitetoiminnalla on pitkät perinteet. Sähköinen aloitetietokanta on ollut tuotantokäytössä neljä vuotta. Puolustusvoimien aloitetoiminnassa johtoajatuksena on, että sillä parannetaan tai kehitetään työyhteisöä, sen toimintatapaa, tuotteita tai palveluja. Hyvässä aloitteessa olisi esitettävä toteuttamiskelpoinen keino toiminnan parantamiseksi tai kehittämiseksi ja pyrittävä arvioimaan saavutettavaa hyötyä viidessä näkökulmassa, joita käytetään myös aloitteiden arvioinnissa. Aloitteeksi hyväksyminen ei sinänsä edellytä päätöstä käyttöönottamisesta eikä aloitteen tarvitse olla sellaisenaan valmis käyttöön otettavaksi. Oikeus tehdä aloitteita on palkatulla henkilökunnalla ja asevelvollisilla (varusmiehillä ja reserviläisillä) heidän ollessaan palvelussuhteessa puolustusvoimiin. (v)

Toiminnan kehittämisen näkökulmasta Puolustusvoimien aloitetoiminnan tavoitteena on ennen kaikkea löytää uusia tai parannettuja toimintatapoja virtaustehokkuuden lisäämiseksi, kun organisaatioon kohdistuu ulkoinen paine olla kasvattamatta toimintamenoja. Työ- ja palvelusturvallisuuden näkökulmasta aloitetoiminnan tulisi kehittää työympäristöä työntekijöiden ja asevelvollisten kannalta vähemmän riskialttiiksi. Parhaat aloitteet kehittävät työ- ja palvelusturvallisuutta vähentäen pitkäaikaisten sairaslomien, pysyvän vammautumisen tai kuoleman aiheuttavien vahinkojen vaaraa. Toiminnan vastuullisuuden näkökulmasta hyvät aloitteet vähentävät energian tai materiaalin kulutusta ja edelleen toiminnan tuloksena syntyvää ympäristökuormitusta. Tuloksellisuus taas tarkoittaa sitä, että hyvissä aloitteissa on osoitettu välittömiä tai välillisiä taloudellisia hyötyjä ottaen huomioon toteuttamiskustannukset. Innovatiivisuuden näkökulmasta hyvä aloite sisältää uuden ajattelutavan tai ratkaisun tekniseen tai toiminnalliseen ongelmaan.

Kun tarkastellaan edellä esitettyä viittä näkökulmaa, voidaan tunnistaa myös tiettyjä ristiriitoja tai haasteita. Joissakin Puolustusvoimien hallintoyksiköissä on käytössä laadunhallintajärjestelmään liittyvä palautejärjestelmä - reklamaatiot/poikkeamat/kehittämisehdotukset. Tyypillisesti toimintaa kehittävä aloite voisi olla palautejärjestelmän kautta annettu kehittämisehdotus. Ilmavoimissa on mahdollisuus tehdä muutosaloitteita, jotka käsitellään omana mekanisminaan ja silläkin on pitkät perinteet. Vastaavasti tämän vuosikymmenen aikana on kehitetty puolustusvoimallista työ- ja palvelusturvallisuuden ilmoitusjärjestelmää. Työturvallisuuteen liittyvät kehittämisehdotukset tulevat osin sitä kautta. Innovatiivisuus taas näkyy toiminnassa myös tehtyinä työsuhdekeksintöilmoituksina, joiden käsittely perustuu työsuhdekeksinnöistä annettuun lakiin (vi) Aloitetoimintaa vastaavia kanavia on siten useampia. Pitäisikö niitä hallitusti yhdistää?

Jos lähdetään siitä, että aloitetoiminta tuottaa hyviä käytänteitä yhteisesti jaettavaksi ja uusiksi toimintatavoiksi, oikein toteutettuna aloitejärjestelmä voisi toimia ideoiden ja hyvien käytänteiden jakamisen foorumina. Tämä edellyttää järjestelmältä avoimuutta, mahdollisuutta keskustella aloitteista ja ”peukuttaa” hyviä aloitteita. Aloitetoiminnan pitäisi olla positiivisen ajattelun pelikenttä. Tätä taustaa vasten aloitetoiminta kannattanee pitää erillisenä laadunhallinnan palaute- sekä työ- ja palvelusturvallisuuden järjestelmistä. Hyvä aloitejärjestelmä on ketterä ja helppokäyttöinen ja ennen kaikkea sen tulisi johtaa hyvien aloitteiden käyttöön ottoon suhteellisen nopeasti. Siinä on seuraava tavoitetila. Olkoon aloitetoimintaankin tullut jatkuvan parantamisen henki.

 

Matti Rantanen toimii laatujohtajana Pääesikunnan suunnitteluosastolla ja osallistui Aalto PRO:n Master Class in Quality -koulutusohjelmaan.


i) Riitta Jääskä: Aloitetoiminta ja sen kehittäminen julkishallinnon organisaatiossa. YAMK opinnäytetyö, Rovaniemen ammattikorkeakoulu 2013.
ii) Keksintösäätiön verkkosivut: termit. http://www.keksintösäätiö.fi/termit (viitattu 26.11.2015)
iii) Patenttilaki (550 / 1967) 1§ ja 2§. http://www.finlex.fi (viitattu 26.11.2015)
iv) Tilastokeskuksen verkkosivut: innovaatiotoiminnan käsitteet ja määritelmät. http://www.stat.fi/til/inn/kas.html (viitattu 26.11.2015)
v) PVHSMK-PE Aloitetoiminta Puolustusvoimissa. Pääesikunnan suunnitteluosasto, HK896 / 4.12.2014.
vi) Laki oikeudesta työntekijän tekemiin keksintöihin (656 / 1967) . http://www.finlex.fi (viitattu 30.11.2015)
Luet nyt: Aalto Leaders' Insight: Näkökulmia aloitetoimintaan

Tilaa parhaat palat sähköpostiisi

Aalto Leaders' Insight on aikakauslehtimäinen kokoelma artikkeleita, tarinoita ja näkemyksiä johtajuudesta, liiketoiminnasta ja itsensä kehittämisestä. Käsinpoimittu englanninkielinen Highlights -uutiskirje lähetetään tilaajille korkeintaan kaksi kertaa kuukaudessa. Tilaus on helppo perua. Katso esimerkki.

Käytämme tietojasi markkinoinnissa, jotta voimme pitää sinut ajan tasalla viimeisimmistä liike-elämän keskustelunaiheista sekä ohjelmista ja auttaakseemme sinua edistämään uraasi. Tilaamalla uutiskirjeen hyväksyt tämän. Katso tietosuojapolitiikka.